Dass Rechnungen, Nachträge und Stundenlohnnachweise von den rechnungsstellenden Unternehmen selbst hochgeladen werden können und im System automatisch in das richtige Verzeichnis abgelegt werden, stellt eine erhebliche Arbeitserleichterung für Einreichende (Rechnungsstellende) und Prüfende (Rechnungsempfänger) dar.

Beim Hochladen werden die hinterlegten Prüfprozesse ausgelöst – mit vordefinierten Prüfabfolgen, Empfängern und Fristen. Damit sind die Eingänge und Bearbeitungsstände digital dokumentiert. Gleichzeitig wird vom System eine Aufgabe erstellt und eine E-Mail an den zuständigen Empfänger versandt. Die Aufgabe wird auch im Dashboard der Startseite eines Projektraumes angezeigt.

Die eigentliche Rechnungsprüfung bzw. Prüfung der Nachträge und Rapporte erfolgt für jeden Prüfenden in gewohnter Weise, mit der jeweils verwendeten Software. Die Prüfergebnisse werden anschließend im zugehörigen Abschnitt hochgeladen und sind so ebenfalls dokumentiert.

Alle Beteiligten, also sowohl die rechnungsstellenden als auch die prüfenden Unternehmen, sind als Projektraummitglieder im System hinterlegt. Mühseliges Suchen und Eingeben von Kontaktdaten für den E-Mail-Versand entfällt somit. Rechnungssteller, Prüfende und weitere Leseberechtigte, wie beispielsweise Bauherren und Projektsteuerer, können über das Dashboard und Modul jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstatus eines Dokuments nachvollziehen.

Optional: Rechnungsworkflow erweitert

Zu buchbar ist die Freischaltung weiterer Elemente, mit denen die Erfassung von Mehrkosten und Anlastungen möglich wird. Ebenfalls kann die Erfassung und das Erstellen von vertragsrelevantem Schriftverkehr, wie z.B. Bedenkenanmeldung, Behinderungsanzeigen und Inverzugsetzungen, über das Modul erfolgen, so wie Abnahmen erfassen und komfortabel auflisten.