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Vertragsrelevanter Schriftverkehr und Rechnungen

 

Vereinfacht könnte man sagen, dass ein Projektraum mit dem Modul Projektcontrolling eine Dateiablage für den vertragsrelevanten Schriftverkehr erhält, die rechnen kann – mit digitalem Rechnungsfreigabe-Workflow und automatisierten Berichten.

Alle Informationen sind in einer zentralen Datenbank miteinander verknüpft und werden hier fortgeführt. Die rechnungsststellenden Unternehmen sind i.d.R. bereits Projektraumbeteiligte und müssen nicht redundant geführt werden.

Zentrale Bestandteile des Moduls sind drei Komponenten:
Budget, Vergabeeinheit und Reporte.

Während die Eingaben im Budget die in der Vergangenheit ermittelte Soll-Kostenbasis darstellen (z.B. Werte der Kostenberechnung), wird der Ist-Stand über die Erfassung der projektbezogenen Vergabeeinheiten abgebildet. Besonders ist, dass Rechnungen von den rechnungsstellenden Unternehmen selbst hochgeladen und automatisch in das richtige Verzeichnis abgelegt werden. Hierdurch werden im nächsten Schritt automatisch die hinterlegten Prüfprozesse ausgelöst und dokumentiert. Die eigentliche Rechnungsprüfung erfolgt für jeden Prüfenden in seiner gewohnten Weise, mit seiner üblichen Software. Lediglich die Prüfergebnisse werden in den Prüflauf hochgeladen und dokumentiert.

Weitere vertragsrelevante Dokumente, wie Nachträge, Anlastungen, Behinderungsanzeigen, Stundenlohnnachweise, Abnahmen etc. finden hier ihren zentralen Ablageort. Alle abrechnungsrelevanten Daten sind somit stets aktuell und als Auswertung in Form von z.B. monatlichen Reporten laufend abrufbar. Die aus dem Modul Verträge erzeugten Aufgaben und Fristen werden im Dashboard auf der Startseite eines Projektraumes angezeigt.

 

 

 

 
Das Dashboard mit Vergabe- und Zahlungsständen ist stets aktuell und Bestandteil der automatisch erzeugbaren Monatsberichte.

 

 

 

Übersichtsliste der Vergabeeinheiten, hier nach Kostengruppen gegliedert mit farbiger Darstellung des Vergabestands.

Einzeleintrag der Rechnung zu einer Vergabeeinheit, mit Basisdaten,
Zeitplan und Abfolge der Prüfschritte.