Die Planungsprüfung mit Poolarserver kann auf zwei Wegen erfolgen: entweder digital und direkt im integrierten Online-Editor des Moduls, oder über ein externes Programm.

Im ersten Fall werden digitale Prüfpunkte auf dem zu prüfendem Dokument gesetzt. Diese enthalten neben einer Beschreibung eine automatisch generierte eindeutige Vorgangsnummer, sowie Angaben zu Inhalt, Zuständigkeit und Fristen. Jedem Prüfpunkt können Anhänge hinzugefügt werden. Mit dem integrierten Skizzentool lassen sich zusätzlich markierbare Planausschnitte erstellen.

Die Planungsprüfung kann entweder digital im integrierten Online-Editor des Moduls oder über ein externes Programm durchgeführt werden.

Im zweiten Fall werden die mit einem externen Programm geprüften Dateien in den digitalen Prüflauf integriert, indem sie einem Prüfpunkt als Anhang angefügt werden.

Zum Abschluss jedes Prüfschrittes wird ein digitaler Prüfstempel gesetzt. Der gesamte Prüfprozess wird durch das Versenden beendet. Für den Versand kann auf die Projektbeteiligten komfortabel zugegriffen werden, da diese bereits im Projektraum vorhanden sind und nicht erst angelegt werden müssen. Erst nach dem Versenden werden die Prüfkommentare auf dem Prüfplan für die übrigen Teilnehmer sichtbar. Prüfläufe sind ein- und mehrstufig abbildbar.

Im Modul stehen diverse Listenansichten zu allen Einträgen zur Verfügung, die nach verschiedenen Kriterien gruppier- und filterbar sind, wie nach Ersteller und Status. Die aus der Planungsprüfung erzeugten Aufgaben und Fristen werden im Dashboard auf der Startseite eines Projektraumes angezeigt.