Büromanagement für die Baubranche
poolarOFFICE ist unsere Produktlinie für die Organisation und Steuerung Ihres Büros, auch standortübergreifend. Ergänzend zur Browserversion sind einige Module auch als App für die mobile Anwendung verfügbar.
Poolarserver-Produkte sind grundsätzlich webbasiert und über einen geschützten Internetzugang erreichbar. Dazu ist keine Softwareinstallation notwendig. Die Aktualität Ihrer Anwendung wird von uns sichergestellt, für Sie entfällt damit die lästige Durchführung regelmäßiger Updates. Unsere Server befinden sich in der EU.
Funktionsumfang
Büro-Intranet
Ihr Büro-Intranet ist der virtuelle Ort, an dem Informationen und Büro-Aktivitäten angezeigt werden und über den Mitarbeiter auf die verschiedenen Poolarserver-Module zugreifen können. Von hier aus gelangen Sie auch in Ihre jeweiligen Projekträume. Integriert sind nützliche Bausteine, wie Büro-Wiki, Kalender oder Newsblog. Poolarservers Büro-Intranet ist in hohem Maße an Ihre Designvorgaben anpassbar.
Personalverwaltung
Das Personal-Modul ist ein zentraler Baustein des Intranets, auf den andere Module wie die Zeiterfassung, die Urlaubsliste, das Budgetmodul, der Kapazitätsplaner, u.a. zugreifen. Auch die Bereitstellung eines zentralen Zugangs zu sämtlichen Projekträumen Ihres Unternehmens erfolgt hier.
Zeiterfassung
Seit dem 14. Mai 2019 besteht nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) für Arbeitgeber die Pflicht zur systematischen Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat den Sachverhalt mit Urteil vom 13.9.2022 bekräftigt (AZ: 1 ABR 22/21).
Demzufolge besteht auch für Architekten- und Ingenieurbüros eine Pflicht zur Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung. Die rechtlichen Vorgaben wie die Umsetzung zu erfolgen hat sind noch unklar. Fest steht aber bereits, dass das eingeführte System „nachvollziehbar und fälschungssicher“ sein muss. Arbeitgeber haben die Verpflichtung zum Arbeitsschutz, d.h. für die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten ist zu sorgen und diese ist zu dokumentieren.
Unsere Zeiterfassung ist intuitiv anwendbar – wie das Linien ziehen mit einem Stift, werden die Zeiteinträge mit der Maus eingetragen oder in der dazugehörigen App poolarOFFICE platziert. Wenn die Zeiteintragung nach Projektzuordnung erfolgt, erhalten Sie automatisch auch eine Projektzeiterfassung für Ihr Controlling. Berichte lassen sich z.B. nach Beschäftigten, Projekten oder Zeitabschnitten erstellen.
Integrierbar sind eine Abwesenheitsanzeige, ein Urlaubsmanagement mit Freigabeworkflow und eine Reisekostenerfassung.
Projektdatenbank
Die Projektdatenbank ist ein hilfreiches Instrument für Akquise-Vorbereitungen und Projektpräsentationen. Broschüren und Referenzdatenblätter für Bewerbungen, Wettbewerbe, etc. lassen sich mit wenigen Mausklicks generieren. Auch die Anbindung an Webseiten-Inhalte ist möglich. Auch dieses Modul ist sehr flexibel an spezifische Büroanforderungen anpassbar.
Budget-Kontrolle
Das Budget-Modul stellt nachvollziehbar dar, ob Sie mit Ihren Projekten Gewinn erwirtschaften oder Verluste generieren. Inklusive Liquiditätsplanung. Leistungsphasenbezogen und mit grafischer Auswertung. Setzt die Nutzung der Zeiterfassung voraus.
Kapazitätsplaner
Die Personaleinsatzplanung mit Poolarserver unterstützt dabei Personalressourcen effizient einzusetzen, und Engpässe oder Überkapazitäten zu vermeiden.
Adressen-Verwaltung
Ein Vorteil unseres Adressen-Moduls liegt in der Verknüpfbarkeit mit der Projektdatenbank, mit der sich z.B. auch verschiedene Funktionen einer Person in mehreren Projekten gut abbilden lassen. Beinhaltet eine Suchfunktion und mehrstufig einstellbare Filter, eine Historie aller Einträge, Etikettendruck, automatisch generierbare Briefvorlagen, sowie Newsmailerstellung und -versand.
Bilddatenbank
Zur zentralen Verwaltung und Archivierung von Fotos und anderen Dokumenten. Nach selbst definierbaren Attributen kann jederzeit gefiltert werden. Vor allem bei einer großen Anzahl von Projektfotos wird so die schnelle Wiederauffindbarkeit ermöglicht. Auch nutzbar als Magazin- oder Material-Bibliothek.
poolarMAIL
Das poolarMAIL-Modul kommt dann zum Einsatz, wenn Dateianhänge für den Versand via E-Mail zu groß sind. Sie sehen, ob und wann Ihre Empfänger die ihnen zugesandten Daten herunterladen.
App poolarOFFICE
Die Zeiterfassung, Personalinfos und die Auflistung favorisierbarer Projekte stehen als mobile Version unter “poolarOFFICE” in den jeweiligen App-Stores zur Verfügung.
poolarPROJECT
Projekträume für die Baubranche
poolarPROJECT ist unsere Produktlinie für die Organisation und Steuerung von Bauprojekten, und die strukturierte Zusammenarbeit mit externen Projektbeteiligten. Enthält Module wie Bautagebuch, Mängelmanagement und Tools zur Rechnungsprüfung.
