poolarPROJECT Rechnungsworkflow
Rechnungsprozesse im Griff – mehr Übersicht, nachvollziehbar dokumentiert
Gerade bei komplexen Bauprojekten mit vielen Beteiligten kann das Rechnungsmanagement schnell unübersichtlich werden: E-Mails mit PDF-Rechnungen, manuelle Prüfvermerke und verstreute Informationen zu Freigabestatus und Fristen erschweren die verlässliche Steuerung von Zahlungen, Budgets und Nachweisen.
Mit dem Zusatzmodul Rechnungsworkflow lässt sich der gesamte Freigabeprozess von Rechnungen, Nachträge und Stundenlohnnachweisen digital abbilden – direkt im Projektraum von poolarPROJECT.
Bereits beim Upload durch das rechnungsstellende Unternehmen startet das System den definierten Prüfprozess – inklusive Fristen, E-Mail-Benachrichtigungen und Aufgabenanzeige im Dashboard der zuständigen Beteiligten.
Optional: Erweiterte Funktionen für Schriftverkehr und Mehrkosten
Durch eine zubuchbare Erweiterung können auch Mehrkosten und Anlastungen erfasst sowie vertragsrelevante Schreiben wie Bedenkenanmeldungen, Behinderungsanzeigen und Inverzugsetzungen dokumentiert werden.
Alle Bearbeitungsschritte und Prüfergebnisse werden revisionssicher dokumentiert und sind für berechtigte Beteiligte – etwa Projektsteuerer und Bauherren – jederzeit nachvollziehbar. So behalten Sie auch bei vielen Vergabeeinheiten den Überblick über Status, Beträge und Verantwortlichkeiten.
Konzept
Digitale Rechnungsfreigabe mit System:
Transparent. Übersichtlich. Rückverfolgbar.
Lückenlose Nachverfolgung
und Transparenz
Automatisierte
Prüfprozesse
Unkomplizierter
zum Ziel
Funktionen
Übersichtliche und effiziente Bearbeitung von Rechnungen,
Nachträgen und Stundennachweisen
Das Modul Rechnungsworkflow übernimmt die korrekte Zuordnung, sodass Rechnungssteller und Projektbeteiligte spürbar entlastet werden:
Rechnungen direkt im Projektraum übergeben
Rechnungsstellende Unternehmen laden ihre Rechnungen, Nachträge oder Stundenlohnnachweise selbstständig im Projektraum hoch – ohne Umwege über E-Mail oder manuelle Dateiverwaltung.
Vertragliche Referenzdaten immer parat
Das manuelle Hinterlegen relevanter Eckdaten wie Auftragssumme, Nachlässe oder Zahlungsziel, sowie das Ablegen der Vertragsdokumente zu den jeweiligen Vergabeeinheiten, bilden die Basis für komfortablere Prüfprozesse und eine bessere Nachverfolgung.
Jede Rechnung durchläuft einen vordefinierten Workflow – inklusive Zuständigkeiten und Statusübersicht:
Prüfprozesse starten automatisch – ganz ohne Nachfassen
Der Upload löst den hinterlegten Prüfprozess aus: Zuständige Prüfer erhalten eine Aufgabe im Dashboard sowie eine Benachrichtigung per E-Mail. Die Prüfung läuft nach definierten Schritten und Fristen ab.
Klare Rollen und Abläufe
Ob Architekt oder Projektsteuerer – jede Instanz erhält ihren spezifischen Prüfschritt. Auch mehrstufige Freigaben lassen sich einfach abbilden.
Statusübersicht in Echtzeit
Vom Eingang bis zur Freigabe oder Zahlung: Alle Beteiligten sehen den aktuellen Stand eines Dokuments – mit geplantem und tatsächlichem Datum und Betrag. Die manuelle Nachverfolgung entfällt.
Projektbeteiligte – allen voran Projektsteuerer und Bauherren – behalten jederzeit den Überblick über Status, Beträge und Verantwortlichkeiten:
Alle Bearbeitungsschritte revisionssicher erfasst
Jede Aktion wird im System dokumentiert: mit Zeitstempel, Status und beteiligter Firma. So entsteht ein lückenloser Prüfpfad, der auch später noch nachvollziehbar bleibt.
Transparenz für Bauherren und Steuerer
Im Projektraum und im persönlichen Dashboard ist jederzeit ersichtlich, welche Rechnung wo im Freigabeprozess steht. Alle Beteiligten arbeiten mit demselben, aktuellen Datenstand.
Sichere Grundlage für Budgetkontrolle und Berichte
Die strukturierte Zuordnung aller Rechnungen zur Vergabeeinheit und zu den Vertragsdaten macht Abweichungen früh sichtbar – ideal für Berichtswesen, Kostensteuerung und optimierte Projektführung.
Übersichtlichkeit
Ideal für Projektsteuerer und Bauherren:
den Status jederzeit im Blick
Integration im Dashboard
Aktive Aufgabensteuerung mit minimalem Koordinationsaufwand:
Im Dashboard sehen berechtigte Projektbeteiligte auf einen Blick, welche Rechnungen zur Prüfung oder Freigabe anstehen – inklusive Fristen und Verantwortlichen.
Dank automatischer Aufgabenverteilung entfallen manuelle Erinnerungen per E-Mail oder Telefon. Auch ältere Aufgaben bleiben sichtbar, bis sie bearbeitet sind.
Sortiert, gefiltert und thematisch gegliedert
Weniger Suchen, mehr Verlässlichkeit – strukturiertes Arbeiten statt Datei-Chaos:
Eine Freitextsuche und erweiterte Suchfilter unterstützten das Suchen & Finden. Mit nur wenigen Klicks lassen sich bestimmte Dokumente finden, sortieren oder nach Status filtern – für volle Kontrolle auch bei großen Datenmengen.
Alle Rechnungen, Nachträge und Stundenlohnnachweise sind im Projektraum klar gegliedert nach Vergabeeinheit, Gewerkegruppe, Datum, Bearbeitungsstatus oder Rechnungstyp. Auch das schafft Ordnung und bleibt über den vertrauten Dateibaum immer einfach zu bedienen.
Eine flexible Lösung
Entdecken Sie die umfassenden Möglichkeiten von poolarPROJECT
Überwachen Sie die Projektkostenentwicklung, Aufgaben und Fortschritte in Echtzeit.
Generieren Sie übersichtliche Tabellen und Listen auf Knopfdruck. Arbeiten Sie am Smartphone oder im Büro.
Basismodule
Der digitale Projektraum mit seinem strukturierten Plan- und Dateimanagement bildet das Herzstück für die Zusammenarbeit in Bauprojekten zwischen allen Projektbeteiligten. Der Projektraum folgt dem Prinzip eines Common Data Environment (CDE) – einer zentralen Umgebung für projektbezogene Informationen.
Digitale, transparente und strukturierte Prüfung von Plänen, entweder direkt im Online-Editor oder über eigene PDF-Dateien, inklusive Nachverfolgung von Aufgaben und Fristen.
Effiziente Erstellung, Verknüpfung und Nachverfolgung von Besprechungspunkten und Aufgaben mit spezifischen Bereichen für unterschiedliche Protokollarten.
Bündelung von offenen und abgeschlossenen Entscheidungen an einer zentralen Stelle. Das Modul macht Verantwortlichkeiten transparent und sorgt für klare Workflows statt ausufernder E-Mail-Ketten über mehrere Freigabeebenen.
Zusatzmodule
Digitale Prüfung, Kommentierung und Freigabe von Rechnungen, Nachträgen und Stundenlohnarbeiten in strukturierten Schritten – mit klaren Statusanzeigen, Fristenüberwachung und lückenloser Dokumentation der Freigabeprozesse.
Zentrale Erfassung, Strukturierung und Pflege raumbezogener Informationen – inklusive technischer Anforderungen, Ausstattungsmerkmalen und weiterer projektindividueller Parameter, die frei konfigurierbar sind.
Issue-Manager nach BCF-Standard: Verteilung, Organisation und Auswertung von BCF-Issues direkt im 3D-Modell – unabhängig von der jeweils originär verwendeten BIM-Software.
Baustellentools
Erfassung, Lokalisierung und Bearbeitung von Mängeln direkt auf der Baustelle – inklusive Fotos, Statusverfolgung und Benachrichtigung der zuständigen Gewerke.
Zentrale, gewerkeübergreifende Dokumentation des Baufortschritts – mobil erfassbar und revisionssicher gespeichert, inklusive Wetterdaten, Fotodokumentation und automatisierter PDF-Berichte.
Erfassung, Verschlagwortung und Verwaltung von Fotos – mit strukturierter Bilddatenbank und leistungsstarker Such- und Filterlogik.
Ergänzend zur Browserversion sind einige Module auch in der gleichnamigen App poolarPROJECT für die mobile Anwendung optimiert.