Mehr Übersicht, komfortabler Workflow
Besprechungsinhalte in einem Protokoll ad hoc verwalten und den aktuellen Status von Aufgaben im Blick haben
Die Erfassung von Besprechungsinhalten erfolgt in Echtzeit: Mit dem Modul Protokolle lassen sich bereits während des Meetings alle relevanten Daten erfassen und daraus erfolgende Aufgaben präzise und unmittelbar zuordnen. Direkt zum Sitzungsende kann das auf Knopfdruck erstellte Protokoll sofort konsensfähig beschlossen werden. Auch der anschließende Versand an die zuständigen Projektbeteiligten kann unmittelbar aus dem Tool heraus erfolgen.
Als Bestandteil der Basismodule im Projektraum ermöglicht Protokolle eine lückenlose Dokumentation, die den komplexen Anforderungen moderner Bauprojekte gerecht wird. Der Austausch zwischen den Projektbeteiligten wird transparenter, der Bearbeitungsstatus von zugewiesenen Aufgaben ist jederzeit nachvollziehbar.
Konzept
Bedienkomfort und Übersichtlichkeit im Zusammenspiel
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Vereinfachte
Zusammenarbeit
Unkomplizierter
zum Ziel
Erfassung und Dokumentation
Individualisierbar auf Projektebene:
Die datenbankgestützte Protokollführung
Das Basismodul Protokolle ermöglicht die Handhabung unterschiedlicher Protokollarten, wie Bauherren-Jour Fixe, Planer- und Baustellenbesprechungen oder andere spezifische Projektmeetings.
Die Besprechung wird mit dem Tool strukturiert dokumentiert und ist an die jeweiligen Gegebenheiten anpassungsfähig.
Die Eingabemaske für einzelne Protokollpunkte unterstützt eine strukturierte Erfassung. Grundlegende Eckdaten, wie Angaben zu Projekt und Erstelldatum, sind vorkonfiguriert. Dies bedeutet weniger Aufwand für das formale „Drumherum“ – mit dem Festhalten der besprochenen Aspekte kann sofort begonnen werden.
Synergien entstehen u.a. durch die im System hinterlegte und stets aktuelle Projektbeteiligtenliste – für die Zuweisung von Aufgaben und dem Erfassen der Besprechungsteilnehmer und des Verteilerkreises.
Kalender-Widgets sorgen für eine einfache Datumseingabe bei Fristsetzungen. Zudem besteht die Möglichkeit, Protokollpunkte zu duplizieren und bei Bedarf individuell zu bearbeiten – inklusive der Integration von Anhängen.
Alle Protokollinhalte werden in einer zentralen, revisionssicheren Datenbank abgelegt. Diese zentrale Ablage gewährleistet einen jederzeit aktuellen und vollständigen Zugriff auf alle Einträge – ein zentraler Ansatz von poolarPROJECT, der konsequent verfolgt wird.
Die Möglichkeit, Protokolle direkt zu kommentieren und den Status einzelner Punkte zu markieren, fördert die Transparenz und unterstützt die lückenlose Projektsteuerung – ein entscheidender Vorteil gegenüber klassischen Dokumentationsverfahren.
Übersichtlichkeit
Zentrale Übersicht und genaues Suchen & Finden
Das Dashboard bündelt Protokollpunkte und Aufgaben in einer übersichtlichen Zeitleiste.
Präzise Such- und Filterfunktionen sorgen für einen direkten Zugriff auf alle relevanten Informationen.
Protokolle auf dem Dashboard
Dashboard-Integration
Aufgaben, die aus den Protokollpunkten resultieren, werden im Dashboard des Projektraums zusammengeführt und können direkt verfolgt werden. Je nach persönlicher Rolle im Projekt lassen sich eigene Aufgaben einsehen oder der Status fremder Aufgaben jederzeit kontrollieren.
Zeitleistenansicht
Die zeitliche Reihenfolge von Protokollpunkten wird in einer übersichtlichen Zeitleiste dargestellt. Die angezeigten Aufgaben sind in eigene, zu kontrollierende und die Aufgaben von anderen unterteilt.
Farbliche differenzierte Statusanzeige
Offene, in Bearbeitung befindliche und überfällige Aufgaben werden farblich hervorgehoben, um einen schnellen Überblick zu ermöglichen.
Gezielte Auffindbarkeit von Inhalten
Volltextsuche
Die leistungsstarke Volltextsuche ermöglicht das gezielte Suchen und Finden beliebiger Schlüsselwörter – unabhängig von Protokollart oder Teilnehmer.
Voreingestellte Filter
Protokollpunkte können nach vorab definierten Kategorien gruppiert werden – Ergebnisse lassen sich schneller eingrenzen.
Weitere Filteroptionen
Ergänzend zu den voreingestellten Filtern besteht die Möglichkeit, zusätzliche Filter anzuwenden.
Sortierbarkeit der Listenansicht
Alle Protokollpunkte werden in einer dynamisch sortierbaren und filterbaren Liste dargestellt, wodurch die Navigation und Übersichtlichkeit verbessert wird.
Die Protokollfunktion des Poolarservers ist wirklich eine großartige Unterstützung für unsere Bauherrenbesprechungen! Sie ermöglicht es uns, alle wichtigen Informationen und Entscheidungen klar festzuhalten und so die Kommunikation mit Generalplaner und Fachplanern zu optimieren. Durch die Rückmeldung-Funktion und die Möglichkeit, klare Zuständigkeiten zuordnen zu können, bleiben alle Beteiligten immer auf dem gleichen Stand und können effizienter zusammenarbeiten. Ricarda Braun, Vergabestelle Campus Neues Klinikum
Aufgabenmanagement
Protokollpunkte werden zu Aufgaben:
Der direkte Weg von der Besprechung zur Umsetzung
Die Funktion zur Ableitung von Aufgaben aus Protokollpunkten ermöglicht die nahtlose Überführung von Besprechungsinhalten in konkrete Maßnahmen. Über die direkte Anbindung der Projektbeteiligtenliste werden anfallende Aufgaben sofort den entsprechenden Verantwortlichen zugeordnet.
Diese präzise Steuerung bildet die Basis für eine zielgerichtete Zusammenarbeit, indem Missverständnisse vermieden und Abstimmungsprozesse vereinfacht werden.
Die integrierte Kommentarfunktion ermöglicht eine zielgerichtete Nachbearbeitung einzelner Protokollpunkte. Ergänzende Anmerkungen, Rückmeldungen und detaillierte Ergebnisse lassen sich in einer klar gestalteten Eingabemaske erfassen. Sämtliche Kommentare werden revisionssicher dokumentiert und in einem fortlaufenden Verlauf archiviert, für die transparente Nachverfolgung von Aktualisierungen.
Eine übersichtliche Visualisierung des Bearbeitungsstands einzelner Protokollpunkte und damit verknüpfter Aufgaben bietet die integrierte Statusanzeige.
In der Protokollübersicht werden alle einzelnen Protokollpunkte mit einer farblichen Markierung versehen, die auf den aktuellen Bearbeitungsstatus hinweist – beispielsweise „offen“ oder „bearbeitet“. Zudem werden offene Protokollpunkte in der integrierten Zeitleiste des Dashboards aufgeführt, sodass der Status und laufende Fristen grafisch mit Farben und Balken visualisiert werden.
Durch diese dynamische Echtzeit-Aktualisierung wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen stets auf Stand sind und der weitere Projektverlauf effizient gesteuert werden kann.
Export und Versand
Verteilung leicht gemacht:
Protokolle exportieren und direkt aus dem System versenden
Das konsolidierte Protokoll fasst alle während einer Besprechung erfassten Einzelpunkte in einem übersichtlichen Dokument zusammen. Es wird automatisch erstellt, um einen nachvollziehbaren Überblick über die besprochenen Inhalte zu bieten.
Als PDF exportierbar und individuell anpassbar bildet es einen verständlichen Abschluss in einem kompakten Dokumentenformat für alle Empfänger.
Das PDF-Design ermöglicht eine anpassbare Darstellung der Protokolle. Neben der standardisierten Textform können projektspezifische Anpassungen vorgenommen werden, wie etwa die Integration von Logos oder spezifische Layoutvorgaben. Diese Flexibilität sorgt dafür, dass jedes Protokoll professionell und konsistent mit der Unternehmensidentität präsentiert wird. Der Export als gebräuchliches PDF-Format gewährleistet, dass das endgültige Protokoll-Dokument wie gewohnt weitergegeben werden kann.
Die automatisierte E-Mail-Funktion im Modul Protokolle ermöglicht einen termingerechten und revisionssicheren Versand der konsolidierten Protokolle. Auf Knopfdruck werden die Besprechungsprotokolle als PDF an definierte Empfänger – ob anwesende Teilnehmer oder externe Adressen – übermittelt. Eine flexible Verwaltung der Empfängerlisten ermöglicht die Zuweisung von spezifischen Gruppen oder individuellen Adressen, je nach Bedarf und Projekterfordernis. Jeder Versandvorgang wird automatisch mitgeschrieben, was eine lückenlose Nachvollziehbarkeit und einfachere Kommunikation innerhalb des Projekts sicherstellt.
Eine flexible Lösung
Entdecken Sie die umfassenden Möglichkeiten von poolarPROJECT
Überwachen Sie die Projektkostenentwicklung, Aufgaben und Fortschritte in Echtzeit.
Generieren Sie übersichtliche Tabellen und Listen auf Knopfdruck. Arbeiten Sie am Smartphone oder im Büro.
Basismodule
Der digitale Projektraum mit seinem strukturierten Plan- und Dateimanagement bildet das Herzstück für die Zusammenarbeit in Bauprojekten zwischen allen Projektbeteiligten. Der Projektraum folgt dem Prinzip eines Common Data Environment (CDE) – einer zentralen Umgebung für projektbezogene Informationen.
Digitale, transparente und strukturierte Prüfung von Plänen, entweder direkt im Online-Editor oder über eigene PDF-Dateien, inklusive Nachverfolgung von Aufgaben und Fristen.
Effiziente Erstellung, Verknüpfung und Nachverfolgung von Besprechungspunkten und Aufgaben mit spezifischen Bereichen für unterschiedliche Protokollarten.
Bündelung von offenen und abgeschlossenen Entscheidungen an einer zentralen Stelle. Das Modul macht Verantwortlichkeiten transparent und sorgt für klare Workflows statt ausufernder E-Mail-Ketten über mehrere Freigabeebenen.
Zusatzmodule
Digitale Prüfung, Kommentierung und Freigabe von Rechnungen, Nachträgen und Stundenlohnarbeiten in strukturierten Schritten – mit klaren Statusanzeigen, Fristenüberwachung und lückenloser Dokumentation der Freigabeprozesse.
Zentrale Erfassung, Strukturierung und Pflege raumbezogener Informationen – inklusive technischer Anforderungen, Ausstattungsmerkmalen und weiterer projektindividueller Parameter, die frei konfigurierbar sind.
Issue-Manager nach BCF-Standard: Verteilung, Organisation und Auswertung von BCF-Issues direkt im 3D-Modell – unabhängig von der jeweils originär verwendeten BIM-Software.
Baustellentools
Erfassung, Lokalisierung und Bearbeitung von Mängeln direkt auf der Baustelle – inklusive Fotos, Statusverfolgung und Benachrichtigung der zuständigen Gewerke.
Zentrale, gewerkeübergreifende Dokumentation des Baufortschritts – mobil erfassbar und revisionssicher gespeichert, inklusive Wetterdaten, Fotodokumentation und automatisierter PDF-Berichte.
Erfassung, Verschlagwortung und Verwaltung von Fotos – mit strukturierter Bilddatenbank und leistungsstarker Such- und Filterlogik.
Ergänzend zur Browserversion sind einige Module auch in der gleichnamigen App poolarPROJECT für die mobile Anwendung optimiert.