poolarPROJECT Mängelmanagement
Alle Mängel im Blick
Mit dem poolarPROJECT Mängelmanagement werden alle Mängel zentral erfasst, nachverfolgt und revisionssicher dokumentiert. Statt in einzelnen Tabellen und unübersichtlichen Mail-Verteilern bündelt das System sämtliche Informationen an einem Ort.
Auf der Baustelle können Mängel mit der mobilen App direkt aufgenommen und bei Bedarf auch später noch bearbeitet und zugewiesen werden. Mehrere Bauleiter können dabei dezentral Mängel – auch offline – erfassen und sie anschließend in die zentrale Datenbank übertragen, inklusive der gezielten Zuordnung von Verantwortlichkeiten. Die zuständigen Gewerke sind als Projektbeteiligte im Projektraum bereits hinterlegt und müssen nicht redundant geführt werden, was zu einer einfacheren Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten beiträgt.
Das aufwendige Suchen in E-Mails kann durch die bessere Übersicht im Modul Mängelmanagement entfallen. Das sorgt letztlich für eine reibungslosere Koordination auf der Baustelle und trägt dazu bei, dass Mängel schneller behoben werden können.
Konzept
Die systematische Mängelverwaltung an einem zentralen Ort
Übersichtlichkeit und weniger
manuelle Eingriffe
Transparenz und lückenlose Dokumentation
Strukturierte
Zusammenarbeit
Das Mängelmanagement ist für uns enorm hilfreich, weil wir hier alle Mängel listen. Früher gab es Excel-Listen, die mit viel Aufwand gepflegt werden mussten. Mit dem Mängelmanagement haben wir einen ordentlichen Workflow und können die Beteiligten per E-Mail und Zugriff direkt einbinden. Zusätzlich sparen wir hier Zeit ein und haben eine gute Nachweisführung. Jens Esslinger, Projektleiter EEW Energy from Waste GmbH
Funktionen
Mängelmanagement digital gedacht
Eine übersichtlich gestaltete Mängelerfassung erleichtert das digitale Mängelmanagement. Sie ermöglicht eine schnelle, präzise und revisionssichere Dokumentation von Mängeln:
Mobile Erfassung vor Ort
Mängel können direkt über die poolarPROJECT App erfasst werden – per Tablet oder Smartphone, auch offline. Fotos lassen sich unmittelbar anhängen, sodass Details als aussagekräftige Beweise vorliegen.
Schnelle Zuordnung & Detailansichten
Intuitive Eingabemasken, plangestützte Mangelverortung, Vorlagen und klar strukturierte Auswahllisten ermöglichen eine präzise Zuordnung der Mängel zu Bauteilen, Räumen oder Gewerken. Dadurch entsteht eine vollständige Übersicht aller relevanten Daten, die eine schnelle Bearbeitung erleichtert.
Automatisierte Protokollierung
Jeder erfasste Mangel wird nach erfolgter Synchronisation in einer zentralen, revisionssicheren Datenbank gespeichert. Alle Änderungen und Ergänzungen werden lückenlos dokumentiert – für maximale Transparenz und eine rechtssichere Nachvollziehbarkeit sämtlicher Vorgänge.
Zentrales Dokumentationsinstrument
Alle erfassten Mängel sowie zugehörige Fotos und Anhänge werden an einem zentralen Ort gebündelt. Diese zentrale Verwaltung reduziert den administrativen Aufwand erheblich und ermöglicht eine schnelle, fundierte Entscheidungsfindung bei der Behebung von Mängeln.
Alle erfassten Mängel werden in einer übersichtlichen, zentralen Ansicht zusammengeführt – für einen Überblick über den Bearbeitungsstatus und die anstehenden Maßnahmen:
Übersicht & Filterfunktionen
Die zentrale Mängelliste stellt sämtliche Mängel klar strukturiert dar. Intelligente Filter- und Suchfunktionen ermöglichen eine schnelle Sortierung nach Bauteil, Raum, Gewerk oder Frist. Statusanzeigen, Prioritäten und Fälligkeiten sind auf einen Blick erkennbar, sodass der Handlungsbedarf unmittelbar identifiziert werden kann.
Automatisierte Aktualisierung & Synchronisation
Änderungen wie bspw. Statusupdates werden in der zentralen Liste aktualisiert. Diese Synchronisation mit der zentralen Projektdatenbank stellt sicher, dass alle Informationen revisionssicher dokumentiert und abrufbar sind.
Zentraler Koordinationspunkt
Durch die Bündelung sämtlicher Informationen – von der Erfassung bis zur finalen Mängelbehebung – fungiert die zentrale Mängelliste als Dreh- und Angelpunkt der Mängelverwaltung.
Der automatisierte Versand stellt einen zentralen Baustein im digitalen Mängelmanagement dar. Durch integrierte Prozesse werden die Mängel automatisch und zielgerichtet an die zuständigen Gewerke kommuniziert – ohne manuelle Zwischenschritte und Verzögerungen:
Automatisierter E-Mail-Versand
Erfasste Mängel werden beispielsweise täglich um 23 Uhr automatisch per E-Mail an die verantwortlichen Ansprechpartner übermittelt.
Konfigurierbare Versandoptionen
Die Versandregeln lassen sich definieren – von der Auswahl der Empfängergruppen bis hin zur Integration von Fristen und Prioritäten.
Durch integrierte Rückmeldungen und lückenlose Historien wird jeder Änderungsschritt dokumentiert und bleibt nachvollziehbar:
Integriertes Rückmeldungsmanagement
Ausführende Gewerke und zuständige Teams können direkt Feedback zu einzelnen Mängeln geben. Statusänderungen, Kommentare und Rückmeldungen werden in Echtzeit erfasst, was eine präzise Abstimmung und schnelle Reaktionen ermöglicht.
Detaillierte Historie
Jede Eingabe und jede Änderung wird automatisch in einer chronologisch geordneten Historie protokolliert.
Transparenz & Nachweisführung
Die kombinierte Funktion aus direktem Feedback und automatischer Historienaufzeichnung schafft einen zentralen Informationspool. Alle Vorgänge sind jederzeit nachvollziehbar dokumentiert, was den administrativen Aufwand reduziert und fundiertere Entscheidungen unterstützt.
Übersichtlich & Mobile App
Dashboard-Integration und mobile poolarPROJECT App
Integration im Dashboard
Das zentrale Dashboard bündelt Mängel entsprechend der aktuell anstehenden Arbeitspakete, Fristen und Zuständigkeiten – für einen jederzeit aktuellen Überblick über den Status:
Übersichtliche Darstellung
Alle Mängel, Statusanzeigen und Fristen werden in einer klar strukturierten Ansicht zusammengeführt. So sieht jeder Projektbeteiligte entsprechend der eigenen Zuständigkeit sofort, welche Aufgaben noch zu erledigen sind.
Echtzeitüberblick
Alle wichtigen Änderungen und Aktualisierungen werden in der zentralen Ansicht abgebildet, was einen schnellen, reibungslosen Informationsfluss sicherstellt.
Mobile App für iOS und Android
Die poolarPROJECT App ermöglicht eine schnelle und direkte Mängelerfassung sowie -bearbeitung direkt vor Ort – auch im Offline-Modus:
Mobile Erfassung
Mängel können direkt per Smartphone oder Tablet erfasst und mit Fotos, Anmerkungen sowie Raumzuordnungen angereichert werden.
Nahtlose Synchronisation
Alle Eingaben werden mit der Mängelliste und dem zentralen Dashboard synchronisiert, sodass Informationen jederzeit aktuell vorliegen.
Bearbeitung
Die App unterstützt eine sofortige Reaktion auf Mängel, wodurch Bearbeitungszeiten verkürzt und die Koordination zwischen den Projektbeteiligten optimiert werden kann.
Eine flexible Lösung
Entdecken Sie die umfassenden Möglichkeiten von poolarPROJECT
Überwachen Sie die Projektkostenentwicklung, Aufgaben und Fortschritte in Echtzeit.
Generieren Sie übersichtliche Tabellen und Listen auf Knopfdruck. Arbeiten Sie am Smartphone oder im Büro.
Basismodule
Der digitale Projektraum mit seinem strukturierten Plan- und Dateimanagement bildet das Herzstück für die Zusammenarbeit in Bauprojekten zwischen allen Projektbeteiligten. Der Projektraum folgt dem Prinzip eines Common Data Environment (CDE) – einer zentralen Umgebung für projektbezogene Informationen.
Digitale, transparente und strukturierte Prüfung von Plänen, entweder direkt im Online-Editor oder über eigene PDF-Dateien, inklusive Nachverfolgung von Aufgaben und Fristen.
Effiziente Erstellung, Verknüpfung und Nachverfolgung von Besprechungspunkten und Aufgaben mit spezifischen Bereichen für unterschiedliche Protokollarten.
Bündelung von offenen und abgeschlossenen Entscheidungen an einer zentralen Stelle. Das Modul macht Verantwortlichkeiten transparent und sorgt für klare Workflows statt ausufernder E-Mail-Ketten über mehrere Freigabeebenen.
Zusatzmodule
Digitale Prüfung, Kommentierung und Freigabe von Rechnungen, Nachträgen und Stundenlohnarbeiten in strukturierten Schritten – mit klaren Statusanzeigen, Fristenüberwachung und lückenloser Dokumentation der Freigabeprozesse.
Zentrale Erfassung, Strukturierung und Pflege raumbezogener Informationen – inklusive technischer Anforderungen, Ausstattungsmerkmalen und weiterer projektindividueller Parameter, die frei konfigurierbar sind.
Issue-Manager nach BCF-Standard: Verteilung, Organisation und Auswertung von BCF-Issues direkt im 3D-Modell – unabhängig von der jeweils originär verwendeten BIM-Software.
Baustellentools
Erfassung, Lokalisierung und Bearbeitung von Mängeln direkt auf der Baustelle – inklusive Fotos, Statusverfolgung und Benachrichtigung der zuständigen Gewerke.
Zentrale, gewerkeübergreifende Dokumentation des Baufortschritts – mobil erfassbar und revisionssicher gespeichert, inklusive Wetterdaten, Fotodokumentation und automatisierter PDF-Berichte.
Erfassung, Verschlagwortung und Verwaltung von Fotos – mit strukturierter Bilddatenbank und leistungsstarker Such- und Filterlogik.
Ergänzend zur Browserversion sind einige Module auch in der gleichnamigen App poolarPROJECT für die mobile Anwendung optimiert.